Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 12 mei 2026

PoolPilot ("wij", "ons", "onze") hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en hoe wij daarmee omgaan in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 — AVG/GDPR) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

PoolPilot, een dienst van The Bair Company BV
Ondernemingsnummer: BE1034.232.509
Tiensesteenweg 54A, 3380 Bunsbeek
E-mail: admin@baircompany.be

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende gegevens verzamelen:

• Contactgegevens van prospects en klanten (B2B): naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie, werkgebied — wanneer u zelf contact met ons opneemt of klant wordt.
• Postadressen voor direct mail-campagnes: wij gebruiken openbare of rechtmatig verkregen adres- en omgevingsbronnen om geschikte adressen te selecteren binnen de campagnezone van onze partner. Op de brieven staat geen persoonsnaam, enkel het straat- en huisnummer. Er wordt geen profiel of dossier per natuurlijke persoon opgebouwd.
• Luchtbeelden en tuingegevens: publiek beschikbare luchtfoto's (bv. AGIV / Geopunt) worden gebruikt om de geschiktheid van een tuin in te schatten en een 3D-render te maken. Deze beelden worden niet aan een geïdentificeerde persoon gekoppeld.
• Websitegebruik: geanonimiseerde analytische gegevens via Google Analytics 4 (IP-adressen worden geanonimiseerd, alleen na cookietoestemming).
• QR/UTM-tracking: wanneer een ontvanger van een mailing de QR-code scant, registreren wij de campagne, unieke referentiecode, tijdstip, technische browsergegevens, een gehashte IP-afleiding en eventuele ruwe locatieheaders van de hostingprovider. De referentiecode kan intern aan een postadres gekoppeld zijn, maar niet aan een naam van een bewoner.

2bis. Direct mail op basis van publieke adresbronnen

De kernactiviteit van PoolPilot is gepersonaliseerde direct mail naar woningen waarvan het adres publiek beschikbaar is. Voor zulke campagnes baseren wij ons, na een vooraf gedocumenteerde belangenafweging, op het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) van onze partners om hun dienstverlening kenbaar te maken in een afgebakende campagnezone. Wij documenteren per campagne de gebruikte databronnen, doelstelling, bewaartermijn en opt-outprocedure. Concreet:

• Wij verwerken voor de mailing geen namen van bewoners. De brief is gericht "Aan de bewoners van [adres]".
• Adressen worden uit openbare of rechtmatig verkregen bronnen gehaald en worden niet verrijkt met namen van bewoners.
• Bewoners die geen reclame in hun bus wensen, kunnen zich beroepen op de Robinsonlijst en op stickers "Geen reclame / Geen ongeadresseerde drukwerken" — wij respecteren deze indicaties.
• Iedere bewoner kan op elk moment vragen om zijn adres uit toekomstige campagnes te verwijderen via admin@baircompany.be (recht van bezwaar — artikel 21 AVG). Wij honoreren elk verzoek binnen de wettelijke termijn.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Om uw aanvraag voor een kennismaking te verwerken
• Om onze dienstverlening aan te bieden en te verbeteren
• Om u te informeren over onze diensten (alleen met uw toestemming)
• Om onze website, QR-campagnes en campagnepagina's te analyseren en verbeteren

4. Rechtsgrond

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• Uw toestemming (bijvoorbeeld wanneer u ons een e-mail stuurt)
• De uitvoering van een overeenkomst of de voorbereiding daarvan
• Ons gerechtvaardigd belang (B2B-prospectie, direct-mailcampagnes zonder persoonsnaam, QR-campagnemeting, website-analyse en fraudepreventie)

5. Delen met derden (verwerkers)

Wij delen uw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor de uitvoering van onze dienstverlening werken wij met de volgende verwerkers, telkens onder een verwerkersovereenkomst:

• Vercel Inc. — hosting van deze website (servers binnen de EU waar mogelijk).
• Formspree — verwerking van het contactformulier.
• Supabase — opslag van campagne-, QR-scan- en formulierdata.
• Google Ireland Ltd. — Google Analytics 4 (geanonimiseerde gebruiksdata, alleen na toestemming).
• OpenAI / Stability AI — generatie van 3D-renders op basis van publieke luchtbeelden (geen persoonsdata).
• Bpost / drukker — postaal drukken en bedelen van de gepersonaliseerde mailings.
• Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Bij doorgifte buiten de EER (bv. Google, OpenAI) wordt gebruikgemaakt van de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, met een maximum van 2 jaar na het laatste contact. Campagne- en QR-scanrapportage wordt in principe maximaal 12 maanden bewaard, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is voor een lopende klantrelatie of wettelijke verplichting. Analytische websitegegevens worden na 14 maanden automatisch verwijderd.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• Bezwaar te maken tegen de verwerking
• Uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
• Uw toestemming in te trekken

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via admin@baircompany.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Cookies

Onze website plaatst alleen functionele cookies zonder toestemming. Analytische cookies worden uitsluitend geactiveerd na uw expliciete toestemming via de cookiebanner. Voor een gedetailleerd overzicht verwijzen wij u graag naar onze aparte cookieverklaring.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Onze website maakt gebruik van HTTPS-versleuteling en beveiligingsheaders.

10. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u daarover.